Alles wat je moet weten over privé kanalen in Microsoft Teams

rand

Privé kanalen in Microsoft Teams wordt vanaf dit moment uitgerold. In dit artikel vertel ik wat dit betekent voor je organisatie en hoe je er mee om kan gaan. Maar daarnaast laat ik ook zien hoe je deze functionaliteiten in kan stellen of kan uitzetten.

Allereerst is goed om te weten dat een Microsoft Teams team kan bestaan uit verschillende kanalen. Standaard krijg je een algemeen kanaal. Zodra je met Teams gaat werken, kom je er al snel achter dat één kanaal niet voldoende is en wil je meerdere kanalen aanmaken. Een kanaal gaat meestal over een specifiek onderwerp of project.

Standaard zit iedereen in het kanaal. Maar soms zijn er uitzonderingen, waarbij je niet wil dat iedereen uit het team betrokken is in het kanaal. Dit kan zijn wanneer bepaalde documenten/discussies niet met iedereen gedeeld mogen worden. Of bijvoorbeeld een jaarverslag, sollicitaties of concepten die nog niet door iedereen gezien mag worden.

Om dit te kunnen doen wordt vanaf dit moment privé kanalen uitgerold. Als je vanaf nu een kanaal aanmaakt, dan kan je bepaalde rechten op een kanaal zetten die ervoor zorgen dat het kanaal privé is. Bij privé kanalen draait het echt om privacy. Dit is de nummer één reden dat deze functionaliteit is ontwikkeld.

Wat gebeurt er op de achtergrond?

Berichten die verstuurd worden in een privé kanaal worden opgeslagen en in de gebruikers e-mailbox geplaatst. De mailbox krijgt dan een label met een tijdsindicatie. Hieruit blijkt dat het gaat om een privé kanaal.

Normaal wordt er een standaard team aangemaakt als een modern group. Hierdoor wordt er een gedeelde mailbox aangemaakt, waar de
berichten worden opgeslagen. Bij privé kanalen is dit ook van toepassing, alleen wordt er voor het privé kanaal gebruik gemaakt van je privé e-mailbox om de berichten van de deelnemers op te slaan. Dit is een belangrijke architectuur wijziging die nodig was voor deze oplossing. Privacy is het allerbelangrijkste, vandaar deze oplossing.

SharePoint

Ook wordt er per privé kanaal direct een aparte SharePoint site collectie aangemaakt. Normaal gesproken worden kanalen bijgehouden in een folder in de SharePoint teams site. Bij privé kanalen wordt er een compleet nieuwe site collectie aangemaakt voor dat kanaal. Dit is gedaan omdat eigenaren van het team anders nog steeds bij de privé bestanden kunnen komen. De site collecties die aangemaakt worden voor een privé kanaal maken gebruik van een specifieke template. In de privé site zit een link naar het bovenliggende team, zodat je hier eenvoudig naar toe kunt navigeren. Onder andere voor privé kanalen is het aantal site collectie wat je in SharePoint mag hebben, van 500 duizend naar 2 miljoen opgehoogd.

De naam van het privé kanaal bestaat uit de team naam, gevolgd door de privé kanaal naam. Eenmaal een naam gekozen, krijgt deze een vaste url. De url wordt dus niet meer aangepast als je het privé kanaal hernoemd. Dit is gedaan om eenvoudig te kunnen zien dat het om een privé kanaal gaat, wanneer je het kanaal met OneDrive synchroniseert.

De template die gebruikt wordt voor de privé kanalen, laat het ook toe om andere lijsten aan te maken in SharePoint, maar geen pagina’s. Ook kan je gebruik maken van Planner en andere 3th party apps, die handig zijn in dit kanaal.

Compliance

Met betrekking tot compliance is het ook anders. Standaard wordt er dan namelijk een e-Discovery gedaan op de groep e-mailbox. Dit werkt echter anders voor de privé kanalen. Dit komt omdat standaard elke deelnemer van het team ook toegang heeft tot deze gedeelde e-mailbox. E-discovery werkt wel, maar wordt in een subset van de groep opgeslagen (alleen privé mailbox). De rest wordt in de gebruikers e-mailbox opgeslagen. Alle berichten worden in de Skype voor bedrijven omgeving opgeslagen, maar dus ook een kopie in de gebruikers e-mailbox. Dit gaat uiteindelijk nog veranderen.

Er zijn ook Powershell cmdlets beschikbaar voor de administrators en je kan zelfs Graph calls doen. Dit kan handig zijn als je ontwikkelaar bent.

Lifecycle

Binnen Microsoft Teams kun je ook een lifecycle instellen. Dit wordt op basis van een team gedaan. Dus let op. Gooi je het team weg, dan gooi je ook de privé kanalen weg. Het is nog niet mogelijk om retentie aan te zetten op privé kanalen. Dit betekent dat als je een privé team weg gooit, dat deze na 30 dagen geheel weg is.

Gast toegang

Externe toevoegen aan je privé kanaal is ook mogelijk. De externe moet wel al toegang hebben tot het team, voordat hij toegang kan krijgen tot de privé kanaal.

Privé kanalen worden niet weergegeven in de SharePoint Admin portal. Maar zijn wel te zien via PowerShell. Dit om te voorkomen dat je per ongeluk privé kanalen weggooit. Dit betekend dat er waarschijnlijk tools komen van 3rd partys, die het wel mogelijk maken om het complete beheer te doen op de teams.  Je mag per team maximaal 30 privé kanalen aanmaken.

Nog niet bekent, maar zeker interessant is het verplaatsen tussen kanalen of bestaande kanalen privé maken. Hier zijn ook al user voice items voor.

Wanneer iemand weggaat en nog eigenaar is van een privé kanaal, dan wordt automatisch een andere deelnemer van het privé kanaal de eigenaar van het privé kanaal. Indien er geen deelnemers meer zijn, dan kan een SharePoint admin via PowerShell een deelnemer toewijzen als nieuwe eigenaar.

Wiki is nog niet beschikbaar in een privé kanaal van een team.

Hoe zien privé kanalen eruit in Microsoft Teams?

Wanneer je naar de kanalen van een team gaat, dan zie je een slotje voor de privé kanalen:

prive kanalen

 

Als eigenaar van een team kan je alle privé kanalen zien en de datum waarop ze zijn aangemaakt. Een deelnemer kan dit niet zien.
Aan de linkerkant in het menu zie je waar deze gebruiker rechten op heeft. In dit geval alleen “demo prive kanaal”

Als team eigenaar kun je beslissen of je privé kanalen mag aanmaken in jouw team:

Teams instellingen

 

Voor het beheren van een kanaal is er een kleine wijziging in het menu:

kanaal beheren

 

In het privé kanaal kan je de instellingen doen voor de deelnemers aan het privé kanaal. Dit kan tot het maximum van 250 deelnemers van je team. Zit iemand nog niet in je team, dan kan je hem ook niet toevoegen aan het privé kanaal.

Leden privé kanalen

 

Ben je de laatste eigenaar van een team, dan mag je jezelf niet deelnemer maken. Ook kun je niet uit het team zolang er geen andere eigenaar is voor het kanaal. Doe je dit als Team eigenaar, dan krijg je de melding om de eigenaar te contacteren of het team totaal te verwijderen.

laatste eigenaar prive kanaal

 

Privé kanalen hebben hun eigen set met instellingen in het menu:

kanaal instellingen

 

Management info en PowerShell de mogelijkheden die er zijn zijn:

  • New-TeamChannel
  • Get-TeamChannel
  • Remove-TeamChannel
  • Set-TeamChannel
  • Add-TeamChannelUser
  • Get-TeamChannelUser
  • Remove-TeamChannelUser

In het admin portal heb je ook instellingen. Standaard staat privé kanalen aan. Je kan deze uitzetten voor de hele organisatie in de teams policy. Wanneer je ze later weer aanzet moet je er rekening mee houden dat het ongeveer 1 uur duurt voor ze beschikbaar zijn voor iedereen. Ook is het mogelijk om via de policy bepaalde personen uit te sluiten om privé kanalen aan te maken:

global settings

 

Wanneer je naar een team gaat in het admin center dan kun je daar ook instellingen doen.

adminprivekanaal

 

Als Admin kun je niet de deelnemers zien in privé kanalen.

De rechten van een privé kanaal worden in Teams bijgehouden en worden om de 4 uur gelijk getrokken met SharePoint. Dus wanneer je bijvoorbeeld iemand in SharePoint in de groep eigenaren of leden toevoegt en niet in teams, dan zullen deze automatisch weer verwijderd worden. Wat je wel kan doen is een andere rechten groep aanmaken in SharePoint, waar je de rechten voor extra personen inzet.

Bibliotheek in het privé kanaal:

bibliotheek

 

Je kan bestanden ook verplaatsen tussen verschillende sites en bibliotheken zoals je gewend bent.

De belangrijkste zaken op een rij:

  • 250 deelnemers per privé kanaal
  • 30 privé kanalen per team
  • Standaard staat privé kanalen aan voor je hele organisatie.
  • Rechten worden beheerd vanuit Microsoft Teams en overschrijft SharePoint rechten.
  • 2 miljoen SharePoint Site collecties beschikbaar per office 365 omgeving.
  • Retentie nog niet mogelijk op privé kanalen.
  • Minimaal 1 eigenaar per privé kanaal.

Dit is op dit moment wat ik kan vertellen over de privé kanalen. Ga er mee aan de slag en kijk of het voor jou werkt. Mochten er wijzigingen komen, dan neem ik deze weer mee in dit artikel. Succes en veel plezier ermee!

Dit wil je niet missen

Loop niet achter de feiten aan, maar blijf voorop lopen. Bespaar tijd en krijg als eerste informatie over de nieuwste ontwikkelingen binnen Office 365.
Something went wrong. Please check your entries and try again.

Paul Keijzers

Microsoft MVP. Influencer en spreker op het gebied van Microsoft Teams en SharePoint.

8 gedachtes op “Alles wat je moet weten over privé kanalen in Microsoft Teams”

  1. Quote: Berichten die verstuurd worden in een privé kanaal worden opgeslagen en in de gebruikers e-mailbox geplaatst

    Het is mij niet duidelijk waar je deze e-mailbox kunt vinden zou deze in Outlook Online moeten staan?

    1. Hoi Yvon,

      Deze berichten zijn niet te lezen ze zijn enkel als archief en voor ediscovery uiteindelijk.
      Dit is overigens ook met de andere Microsoft Teams berichten.

      Het is puur voor compliance en niet voor gebruik.

      gr,

      Paul

  2. Duidelijk artikel, dank daarvoor.
    Echter ik heb nog 1 vraag over “Berichten die verstuurd worden in een privé kanaal worden opgeslagen en in de gebruikers e-mailbox geplaatst. De mailbox krijgt dan een label met een tijdsindicatie. Hieruit blijkt dat het gaat om een privé kanaal.”

    Is de gebruikers e-mailbox een mailbox in Outlook (online) want ik kan hem niet vinden?

  3. Jammer dat je ook lid moet zijn van het team, hoe zou je oplossen dat men (niet teamleden) alleen enkel toegang heeft tot een specifieke kanaal. of toch weer een team aanmaken

  4. Ik ben momenteel volop aan het testen met de privé kanalen. via teams zijn deze idd privé, maar op de SharePoint site, staat de optie wel standaard aan dat alle leden en owners documenten mogen delen. Dus ook met personen die niet lid zijn van dit Team.of mijn privé kanaal. Je kunt het manueel uitzetten, maar vrees dat dit niet gaat gebeuren als je vele teams en privé kanalen hebt binnen je organisatie…. Heeft Microsoft hier ook al over nagegedacht?

    1. Hi Kim,

      Je kan op de SharePoint site eventueel een groep toevoegen en daar rechten indelen.
      Als je dit in de bestaande eigenaren of deelnemers rechten groep doet, dan zullen deze rechten weer weg gehaald worden.

      Beantwoord dit je vraag?

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top

Stop met tijd verspillen

10 praktische tips voor meer tijd en effectiviteit in Microsoft Teams


  • Werk sneller en makkelijker samen met je collega's. 
    Haal er je voordeel uit.
arrow-down