Oh nee, iedereen binnen de organisatie heeft ineens toegang tot privacy gevoelige documenten..
De nachtmerrie van elke organisatie, maar een situatie die vaker voorkomt dat je denkt.
Lees hieronder hoe deze situatie kan ontstaan, misschien herken je hem wel:
“Piet is hoofd HR bij een internationale organisatie. De organisatie gebruikt op dit moment vooral Microsoft Teams om te vergaderen. Piet heeft op de site van Microsoft gezien dat Teams veel meer functionaliteiten heeft dan alleen maar vergaderen. Hij ziet dat hij een Team kan aanmaken voor zijn team van HR mensen. Collega’s kunnen hier eenvoudig bestanden in plaatsen en er kan gepraat worden over nieuwe werkafspraken en wijzigingen in contracten of pensioenen.
Piet maakt via de knop een nieuw team aan. Hij krijgt de vraag of het team een privé of publiek moet zijn. Omdat het om HR-zaken gaat, weet hij zeker dat hij het team als privé-team wil aanmaken. Wat Piet alleen niet weet is dat een andere interne medewerker ook een team HR heeft aangemaakt. Al voordat Piet het team heeft gemaakt. De naam is exact hetzelfde… Alleen de url is anders.
De url van het team gemaakt door de interne medewerker is: https://kbworksdemos.sharepoint.com/sites/HR
De url van het team gemaakt door Piet is: https://kbworksdemos.sharepoint.com/sites/HR966…
Net even anders. Dit komt omdat Piet exact hetzelfde team heeft aangemaakt als de interne medewerker.”
Wat gebeurt er nu in de organisatie?
Collega’s van Piet hebben te horen gekregen dat ze lid kunnen worden van het team HR. Ze gaan op zoek en vragen toegang aan voor het HR team, niet wetende dat dit het team is van de interne medewerker.
De collega’s zijn enthousiast en maken direct gebruikt van het team: er worden gesprekken gevoerd en bestanden gedeeld. Deze bestanden zijn zeer vertrouwelijk en privacy gevoelig. Piet weet nog steeds niet van het bestaan van het andere HR team gemaakt voor de interne medewerker. Na een tijdje vraagt Piet zijn collega’s waarom er niets gebeurd in het team wat hij heeft gemaakt.
Piet hoort van zijn collega’s dat ze wel degelijk gebruik maken van het team en hierin samenwerken. Hij kijkt met één van hen mee. Piet komt erachter dat alle bestanden in het verkeerde team zijn geplaatst en ook nog eens gedeeld zijn met bijna het hele bedrijf. Dit is een groot probleem en zorgt ervoor dat de hele organisatie in een slecht daglicht komt te staan.
Deze of soortgelijke situaties komen vrijwel dagelijks voor.
Dit heeft alles te maken met een slechte governance en weinig tot geen adoptie van Microsoft Teams.
Herken jij deze situatie? Neem dan direct contact met ons op.
Samen kijken we hoe jij deze fouten binnen jouw organisatie kan voorkomen door een juiste governance en gebruik van Microsoft Teams.