Alles wat je wil weten over breakout rooms in Microsoft Teams

Deel op linkedin
Deel op facebook
Deel op twitter

Alles wat je wil weten over breakout rooms in Microsoft Teams!

BreakoutRooms

Vorige week (22-24 september) was Ignite 2020. Dit is het grootste event van Microsoft wereldwijd en dit keer helemaal digitaal. Je kon en kan alle sessies terugkijken. Een van de sessies die gegeven werd ging over breakout rooms in Microsoft Teams. Dit is een van de meest gevraagde functionaliteiten op dit moment binnen Microsoft Teams. Je hebt deze functionaliteit al lang in bijvoorbeeld #Zoom. Veel mensen wilde deze functionaliteit ook gebruiken. Door de verschillende onder andere security issues mocht zoom vaak niet gebruikt worden. Er waren wel omwegen om breakout rooms te maken in Microsoft Teams, maar dan moest je de gebruikers met een handleiding op weg sturen.

 

Dit is binnenkort verleden tijd. Voor een aantal mensen zal dit eind november beschikbaar zijn in preview, en in december voor iedereen(update 10 november 2020). Als het voor iedereen beschikbaar is, wordt het ook voor externe beschikbaar. Om je hierop voor te bereiden heb je hier alvast een handleiding hoe het er voor 90% uit gaat zien en hoe het werkt. Overigens heet de breakout room in het Nederlands net even wat anders, namelijk vergaderruimten. En zie je in mijn screenshots Nederlands en Engels door elkaar.

Belangrijk om te weten is dat je de pop-out functionaliteit aan hebt staan, zodat je de bar van de meeting bovenaan hebt staan. (Het kan zijn dat deze weg is gehaald en niet meer nodig is.)

Hoe maak je een breakout room aan in Microsoft Teams?

Om een breakout aan te maken moet je op dit moment in de meeting zitten met een popout window aan, dus dat de bar van de meeting aan de bovenkant staat. Zie hieronder:

breakoutmeeting

 

Eenmaal in de meeting zie je hierboven een icon staan wat al rood omsingeld is, dit kan in de uitgerolde versie nog anders worden wellicht dit icon:

breakout icon

 

Wanneer je erop klikt komt het volgende scherm naar voren waar je de ruimtes kan aanmaken. Je kan tot 50 ruimtes aanmaken. Je kan er voor kiezen om ze automatisch of handmatig aan te laten maken:

Breakoutrooms

 

Wanneer je op vergaderruimten maken klikt of create Breakout rooms klikt worden de vergaderruimten aangemaakt en komt een scherm waarop je kan zien dat in eerste instantie alle ruimtes gesloten zijn:

Breakrooms in meeting

 

In eerste instantie zullen breakout rooms  in Micrsoft Teams alleen aangemaakt kunnen worden als de vergadering start. Dit kan dan voorlopig alleen bij een standaard geplande vergadering en nog niet bij een vergadering in een kanaal. Je kan de deelnemers van de vergadering alleen toevoegen als de ruimtes gemaakt zijn. Dit betekent dat je niet alles al klaar kan zetten voordat iedereen komt. Ook een belangrijk detail is dat degene die de vergadering maakt de enige is die de breakout rooms kan beheren. Dit betekend dat andere dit niet kunnen en dat jij de enige bent die presentatie mogelijkheden heeft.

Hoe kan ik wijzigen waar de deelnemers heen gaan tijdens een breakout sessie?

In dit voorbeeld had ik de instellingen zo aangepast dat ze indien de ruimtes open gaan, dat ze automatisch naar een ruimte gaan. Kom je er nu achter dat je dit toch handmatig wil doen dan kan je dit doen. Dit is natuurlijk afhankelijk van de situatie soms wil je dat deelnemers of leerlingen automatisch in groepjes worden verdeeld en voor events kan het weer heel handig zijn om mensen zelf toe te wijzen aan een breakout room. Hiervoor ga je helemaal bovenaan naar de 3 puntjes achter de breakout rooms en selecteer je room instellingen:

ruimte instellingen

 

Eenmaal in de instellingen kun je aangeven of de breakout rooms automatisch of handmatig verdeeld moeten worden:

automatisch mensen naar rooms sturen

 

Wanneer de instelling op automatisch staat of dit al in het begin is gedaan bij het aanmaken van de kamer, dan krijgen de deelnemers een teller die aftelt te zien, voordat ze automatisch naar de room gaan. Indien de instelling op handmatig staat krijgen de deelnemer een pop-up of ze willen deelnemen aan de breakout room. In het paneel kun je dan zien of ze daadwerkelijk hebben deelgenomen.

Hoe hernoem je een breakout room

Standaard hebben de ruimtes de naam Room (x). Dit is niet echt handig als je bijvoorbeeld bepaalde topics wil behandelen of een kamer groen en blauw wil. Je kan eenvoudig op de 3 puntjes klikken(1) en vervolgens hernoem ruimte(room) klikken(2):

hernoem een breakout room

 

Vervolgens kun je een naam opgeven dit kan ook een emoij (voorbeeld ????) zijn):

hernoem

 

Hoe voeg je Breakout room toe?

In dit voorbeeld had ik al 10 breakout rooms gemaakt, maar ik merk dat ik er nog een nodig heb. Aan de bovenkant kun je dan eenvoudig klikken op Add room of voeg ruimte toe. De room wordt direct aangemaakt, dus heb je al veel rooms staan, dan moet je naar beneden scrollen om deze te zien na de klik:

ruimte toevoegen

 

Hoe verwijder je een breakout room?

Je kunt ook breakout rooms verwijderen. Dit gaat per room, dus heb je veel rooms die je weg wil halen dan is het best een werk. Om dit te doen ga je naar het kanaal en klik je op de 3 puntje vervolgens delete room:

delete a room

 

Als je hierop klikt krijg je de melding of je het zeker weet:

 

Hoe open je de breakout rooms?

Als de breakout rooms klaar zijn en je klaar bent om de deelnemers naar de kamers te sturen, klik je op  Start rooms hiermee starten alle rooms in een keer. Je kan er ook voor kiezen om het een voor een te doen door te klikken op de 3 puntjes en dan open room:

Start breakout sessie

 

Als de deelnemers eenmaal in hun breakout ruimte zitten dan hebben ze dezelfde opties als de organisator van de breakout rooms. Dat wil zeggen ze kunnen presenteren. Of hun scherm delen en bijvoorbeeld een Whiteboard gebruiken.

Hoe wijzig ik deelnemers tussen de verschillende breakout rooms?

Je kan tijdens de breakout sessie de deelnemers omzetten naar andere kamers. Dit kan handig zijn, bijvoorbeeld wanneer je met een klas te maken hebt waar bepaalde personen beter niet in een breakout room zitten.

Hoe je dit doet is door de op de breakout room te klikken, dan wordt de ruimte en de deelnemers weergegeven. Vervolgens selecteer je de deelnemer die je aan een andere kamer wil toewijzen en selecteer je de ruimte waar deze heen moet gaan. Dit werkt ook zo als je deelnemers handmatig zou toewijzen aan de verschillende breakout rooms:

deelnemer aan een andere kamer toewijzen

 

Hoe maak je een aankondiging naar iedereen in de breakout rooms?

Je kan wanneer iedereen in de breakout rooms zit een aankondiging doen. Bijvoorbeeld we gaan over 5 min terug naar de gemeenschappelijke ruimte rond de laatste zaken af:

aankondiging in Breakout Rooms

 

Wanneer de aankondiging verstuurd wordt dan zie je ook in de chat een @mention en zie je duidelijk dat het een aankondiging is:

Aankondiging

 

De aankondiging wordt in de chat geplaatst. Belangrijk om te weten is dat je in elke ruimte ook kan chatten. De organisator krijgt ook alle chats, dus kan eventueel mee kijken in de ruimte of vragen beantwoorden via de chat. Let op, voor elke ruimte word voor de organisator ook een chat gestart indien er gechat word tijdens de breakout sessie. Dus 50 ruimtes betekent 50 verschillende chat gesprekken voor de organisator.

Hoe neem je deel aan een breakout room als een organisator?

De organisator heeft de mogelijkheid om deel te nemen aan breakout rooms. Hij kan alleen in 1 breakout room tegelijkertijd zijn. Om deel te nemen aan een gesprek in een breakout room klik je op de 3 puntjes achter de room en selecteer je Join de room. Let op, er komt geen waarschuwing dat je de ruimte inkomt. In sommige gevallen is het belangrijk om dit wel te melden of voor de meeting te melden:

 

Kun je de breakout rooms opnemen?

Een organisator van de vergadering kan de vergadering opnemen. In de breakout rooms moet je dit per room doen als je in de room bent. Op dit moment zie ik dat zowel een deelnemer als organisator de meeting kan opnemen. De documentatie zegt dat alleen de organisator de mogelijkheid zou hebben voor het opnemen van de vergadering per room.

Wat kunnen deelnemers doen in een breakout room?

Deelnemers kunnen deelnemen aan de breakout room vanuit alle mogelijkheden die Microsoft Teams biedt (desktop, browser of mobiel). Tot eind oktober zul je preview zien in beeld. Dit is gedaan omdat ze in deze tijd optimalisaties doen en niet kunnen garanderen dat het altijd werkt zoals beschreven. Dus zorg ervoor dat je altijd een backup plan hebt tot de tijd dat het label preview weg is.

In de breakout rooms hebben de deelnemers presentatie rechten. Dit betekend dat ze hun scherm, audio, vide0, bestanden en de whiteboard kunnen delen. Maar ze kunnen ook opnemen. Maar wat kunnen deelnemers dan niet?

Deelnemers kunnen niet andere uitnodigen en zien ook niet de suggesties wie eventueel nog zou kunnen deelnemen. Ook zien ze niet de vergader details of kunnen ze uitbellen naar andere nummers en kunnen zelf niet de vergadering verlaten en weer terugkomen in de room.

Wat gebeurt er na de breakout meeting en sessies

Nadat de breakout rooms dicht zijn kan je ze wel heropenen als je dat zou willen. Ze hebben dan nog de data die er stond, dus de bestanden whiteboards en chats. Dus deelnemers kunnen nog werken aan de bestaande content. Of je kan de rooms verwijderen en nieuwe maken voor een schoon begin.

Zoals bij normale vergaderingen kun je de deelnemers lijst en transcript (alleen engels) downloaden. De opname van de meeting komt automatisch in Microsoft Stream te staan. Alleen de organisator en de deelnemers aan de breakout sessie kunnen bij de video, omdat deze specifiek is voor de breakout room.

Kun je breakout rooms met gasten en externe gebruiker gebruiken?

De bedoeling is dat iedereen toegang kan krijgen tot de breakout room ingelogd of anoniem. Deelnemers die met hun mobiel inbellen kunnen niet deelnemen. Het is wel van belang dat je de desktop app of mobiele app gebruikt.

Wat komt er nog meer aan?

Op dit moment wordt binnen Microsoft gezegd dat dit versie 1 is, waarbij er na deze versie nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Welke dat zijn, is nog niet bekent.

Voor nu kan ik nog niet veel meer zeggen, de feature is nog in preview. We zullen de blog aanpassen of een nieuwe blog schrijven op het moment dat er zaken wijzigen. In deze video kun je de sessie van Ignite terugkijken.

Deel op linkedin
LinkedIn
Deel op facebook
Facebook
Deel op twitter
Twitter

Dit wil je niet missen

Loop niet achter de feiten aan, maar blijf voorop lopen. Bespaar tijd en krijg als eerste informatie over de nieuwste ontwikkelingen binnen Office 365.

11 gedachtes op “Alles wat je wil weten over breakout rooms in Microsoft Teams”

  1. Super handige info! Ben Office trainer en doe veel Teams projecten voor scholen en bedrijfsleven. Hier was veel vraag naar!

  2. Hi Paul,

    Ik heb van alles geprobeerd om de functie ook voor mij zichtbaar te maken al is het nog “preview” maar nog geen succes.
    Wat doe ik anders? Ik heb teams op Macbook en op windows 10 laptop geïnstalleerd allebei geen knop “breakout”

  3. Mooie vooruitblik en heldere uitleg! Bedankt.
    Op onze hogeschool werken we met MS Teams en er is al heel lang een grote wens naar breakout rooms, dus ik hoop dat deze eerste versie ons werk iets makkelijker kan maken. Het zou heel handig zijn wanneer bij een update de breakout rooms al voorafgaand aan de vergadering (les) klaar gezet zouden kunnen worden.
    Mvg
    Jan

  4. Goedemiddag Paul,
    Gaat dit ook werken op een mac? Ik heb het idee dat ik iets minder kan dan op een pc (niet mac )
    Zo kan ik nog steeds niet meerder mensen in 1 scherm weergeven

    1. Hi Astrid,

      Wij gebruiken zelf ook Macs en zien al geruime tijd iedereen in beeld. Wellicht dat er iets niet goed gaat bij je te weinig bandbreedte of dat je de web pagina gebruikt inplaats van de desktop versie. Breakout rooms gaan zeker ook op de mac werken. Wij hebben ze al geruime tijd in preview.

  5. Vol verwachting klopt mijn hart. Ik geef in december veel online Kerstborrelsessies, waarbij deze functie essentieel is, om mensen in kleinere groepjes met elkaar te laten reflecteren op het afgelopen jaar bijv. of om elkaar virtuele kadootjes te geven.
    Al iets meer bekend over een roll-out datum?

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Dit wil je niet missen

Loop niet achter de feiten aan, maar blijf voorop lopen. Bespaar tijd en krijg als eerste informatie over de nieuwste ontwikkelingen binnen Office 365.

Zoeken

Recente berichten

Scroll naar top

Stop met tijd verspillen

10 praktische tips voor meer tijd en effectiviteit in Microsoft Teams

Werk sneller en makkelijker samen met je collega’s. Haal er je voordeel uit.