Alles wat je moet weten over privé kanalen in Microsoft Teams

Deel op linkedin
Deel op facebook
Deel op twitter

Privé kanalen in Microsoft Teams wordt vanaf dit moment uitgerold. In dit artikel vertel ik wat dit betekent voor je organisatie en hoe je er mee om kan gaan. Maar daarnaast laat ik ook zien hoe je deze functionaliteiten in kan stellen of kan uitzetten.

Allereerst is goed om te weten dat een Microsoft Teams team kan bestaan uit verschillende kanalen. Standaard krijg je een algemeen kanaal. Zodra je met Teams gaat werken, kom je er al snel achter dat één kanaal niet voldoende is en wil je meerdere kanalen aanmaken. Een kanaal gaat meestal over een specifiek onderwerp of project.

Standaard zit iedereen in het kanaal. Maar soms zijn er uitzonderingen, waarbij je niet wil dat iedereen uit het team betrokken is in het kanaal. Dit kan zijn wanneer bepaalde documenten/discussies niet met iedereen gedeeld mogen worden. Of bijvoorbeeld een jaarverslag, sollicitaties of concepten die nog niet door iedereen gezien mag worden.

Om dit te kunnen doen wordt vanaf dit moment privé kanalen uitgerold. Als je vanaf nu een kanaal aanmaakt, dan kan je bepaalde rechten op een kanaal zetten die ervoor zorgen dat het kanaal privé is. Bij privé kanalen draait het echt om privacy. Dit is de nummer één reden dat deze functionaliteit is ontwikkeld.

Wat gebeurt er op de achtergrond?

Berichten die verstuurd worden in een privé kanaal worden opgeslagen en in de gebruikers e-mailbox geplaatst. De mailbox krijgt dan een label met een tijdsindicatie. Hieruit blijkt dat het gaat om een privé kanaal.

Normaal wordt er een standaard team aangemaakt als een modern group. Hierdoor wordt er een gedeelde mailbox aangemaakt, waar de
berichten worden opgeslagen. Bij privé kanalen is dit ook van toepassing, alleen wordt er voor het privé kanaal gebruik gemaakt van je privé e-mailbox om de berichten van de deelnemers op te slaan. Dit is een belangrijke architectuur wijziging die nodig was voor deze oplossing. Privacy is het allerbelangrijkste, vandaar deze oplossing.

SharePoint

Ook wordt er per privé kanaal direct een aparte SharePoint site collectie aangemaakt. Normaal gesproken worden kanalen bijgehouden in een folder in de SharePoint teams site. Bij privé kanalen wordt er een compleet nieuwe site collectie aangemaakt voor dat kanaal. Dit is gedaan omdat eigenaren van het team anders nog steeds bij de privé bestanden kunnen komen. De site collecties die aangemaakt worden voor een privé kanaal maken gebruik van een specifieke template. In de privé site zit een link naar het bovenliggende team, zodat je hier eenvoudig naar toe kunt navigeren. Onder andere voor privé kanalen is het aantal site collectie wat je in SharePoint mag hebben, van 500 duizend naar 2 miljoen opgehoogd.

De naam van het privé kanaal bestaat uit de team naam, gevolgd door de privé kanaal naam. Eenmaal een naam gekozen, krijgt deze een vaste url. De url wordt dus niet meer aangepast als je het privé kanaal hernoemd. Dit is gedaan om eenvoudig te kunnen zien dat het om een privé kanaal gaat, wanneer je het kanaal met OneDrive synchroniseert.

De template die gebruikt wordt voor de privé kanalen, laat het ook toe om andere lijsten aan te maken in SharePoint, maar geen pagina’s. Ook kan je gebruik maken van Planner en andere 3th party apps, die handig zijn in dit kanaal.

Compliance

Met betrekking tot compliance is het ook anders. Standaard wordt er dan namelijk een e-Discovery gedaan op de groep e-mailbox. Dit werkt echter anders voor de privé kanalen. Dit komt omdat standaard elke deelnemer van het team ook toegang heeft tot deze gedeelde e-mailbox. E-discovery werkt wel, maar wordt in een subset van de groep opgeslagen (alleen privé mailbox). De rest wordt in de gebruikers e-mailbox opgeslagen. Alle berichten worden in de Skype voor bedrijven omgeving opgeslagen, maar dus ook een kopie in de gebruikers e-mailbox. Dit gaat uiteindelijk nog veranderen.

Er zijn ook Powershell cmdlets beschikbaar voor de administrators en je kan zelfs Graph calls doen. Dit kan handig zijn als je ontwikkelaar bent.

Lifecycle

Binnen Microsoft Teams kun je ook een lifecycle instellen. Dit wordt op basis van een team gedaan. Dus let op. Gooi je het team weg, dan gooi je ook de privé kanalen weg. Het is nog niet mogelijk om retentie aan te zetten op privé kanalen. Dit betekent dat als je een privé team weg gooit, dat deze na 30 dagen geheel weg is.

Gast toegang

Externe toevoegen aan je privé kanaal is ook mogelijk. De externe moet wel al toegang hebben tot het team, voordat hij toegang kan krijgen tot de privé kanaal.

Privé kanalen worden niet weergegeven in de SharePoint Admin portal. Maar zijn wel te zien via PowerShell. Dit om te voorkomen dat je per ongeluk privé kanalen weggooit. Dit betekend dat er waarschijnlijk tools komen van 3rd partys, die het wel mogelijk maken om het complete beheer te doen op de teams.  Je mag per team maximaal 30 privé kanalen aanmaken.

Nog niet bekent, maar zeker interessant is het verplaatsen tussen kanalen of bestaande kanalen privé maken. Hier zijn ook al user voice items voor.

Wanneer iemand weggaat en nog eigenaar is van een privé kanaal, dan wordt automatisch een andere deelnemer van het privé kanaal de eigenaar van het privé kanaal. Indien er geen deelnemers meer zijn, dan kan een SharePoint admin via PowerShell een deelnemer toewijzen als nieuwe eigenaar.

Wiki is nog niet beschikbaar in een privé kanaal van een team.

Hoe zien privé kanalen eruit in Microsoft Teams?

Wanneer je naar de kanalen van een team gaat, dan zie je een slotje voor de privé kanalen:

prive kanalen

 

Als eigenaar van een team kan je alle privé kanalen zien en de datum waarop ze zijn aangemaakt. Een deelnemer kan dit niet zien.
Aan de linkerkant in het menu zie je waar deze gebruiker rechten op heeft. In dit geval alleen “demo prive kanaal”

Als team eigenaar kun je beslissen of je privé kanalen mag aanmaken in jouw team:

Teams instellingen

 

Voor het beheren van een kanaal is er een kleine wijziging in het menu:

kanaal beheren

 

In het privé kanaal kan je de instellingen doen voor de deelnemers aan het privé kanaal. Dit kan tot het maximum van 250 deelnemers van je team. Zit iemand nog niet in je team, dan kan je hem ook niet toevoegen aan het privé kanaal.

Leden privé kanalen

 

Ben je de laatste eigenaar van een team, dan mag je jezelf niet deelnemer maken. Ook kun je niet uit het team zolang er geen andere eigenaar is voor het kanaal. Doe je dit als Team eigenaar, dan krijg je de melding om de eigenaar te contacteren of het team totaal te verwijderen.

laatste eigenaar prive kanaal

 

Privé kanalen hebben hun eigen set met instellingen in het menu:

kanaal instellingen

 

Management info en PowerShell de mogelijkheden die er zijn zijn:

  • New-TeamChannel
  • Get-TeamChannel
  • Remove-TeamChannel
  • Set-TeamChannel
  • Add-TeamChannelUser
  • Get-TeamChannelUser
  • Remove-TeamChannelUser

In het admin portal heb je ook instellingen. Standaard staat privé kanalen aan. Je kan deze uitzetten voor de hele organisatie in de teams policy. Wanneer je ze later weer aanzet moet je er rekening mee houden dat het ongeveer 1 uur duurt voor ze beschikbaar zijn voor iedereen. Ook is het mogelijk om via de policy bepaalde personen uit te sluiten om privé kanalen aan te maken:

global settings

 

Wanneer je naar een team gaat in het admin center dan kun je daar ook instellingen doen.

adminprivekanaal

 

Als Admin kun je niet de deelnemers zien in privé kanalen.

De rechten van een privé kanaal worden in Teams bijgehouden en worden om de 4 uur gelijk getrokken met SharePoint. Dus wanneer je bijvoorbeeld iemand in SharePoint in de groep eigenaren of leden toevoegt en niet in teams, dan zullen deze automatisch weer verwijderd worden. Wat je wel kan doen is een andere rechten groep aanmaken in SharePoint, waar je de rechten voor extra personen inzet.

Bibliotheek in het privé kanaal:

bibliotheek

 

Je kan bestanden ook verplaatsen tussen verschillende sites en bibliotheken zoals je gewend bent.

De belangrijkste zaken op een rij:

  • 250 deelnemers per privé kanaal
  • 30 privé kanalen per team
  • Standaard staat privé kanalen aan voor je hele organisatie.
  • Rechten worden beheerd vanuit Microsoft Teams en overschrijft SharePoint rechten.
  • 2 miljoen SharePoint Site collecties beschikbaar per office 365 omgeving.
  • Retentie nog niet mogelijk op privé kanalen.
  • Minimaal 1 eigenaar per privé kanaal.

Dit is op dit moment wat ik kan vertellen over de privé kanalen. Ga er mee aan de slag en kijk of het voor jou werkt. Mochten er wijzigingen komen, dan neem ik deze weer mee in dit artikel. Succes en veel plezier ermee!

Update: Hoe kan je een bestaand kanaal privé maken in Microsoft Teams?

Na de komst van private channels is dit een vraag die vaak gesteld wordt. Soms is namelijk een onderwerp in eerste instantie voor iedereen zichtbaar, maar blijkt later dat dit beter privé gehouden kan worden. Wat kun je dan doen?
In dit artikel vertel ik hier meer over.

Deel op linkedin
LinkedIn
Deel op facebook
Facebook
Deel op twitter
Twitter

Dit wil je niet missen

Loop niet achter de feiten aan, maar blijf voorop lopen. Bespaar tijd en krijg als eerste informatie over de nieuwste ontwikkelingen binnen Office 365.

56 gedachtes op “Alles wat je moet weten over privé kanalen in Microsoft Teams”

  1. Quote: Berichten die verstuurd worden in een privé kanaal worden opgeslagen en in de gebruikers e-mailbox geplaatst

    Het is mij niet duidelijk waar je deze e-mailbox kunt vinden zou deze in Outlook Online moeten staan?

    1. Hoi Yvon,

      Deze berichten zijn niet te lezen ze zijn enkel als archief en voor ediscovery uiteindelijk.
      Dit is overigens ook met de andere Microsoft Teams berichten.

      Het is puur voor compliance en niet voor gebruik.

      gr,

      Paul

  2. Duidelijk artikel, dank daarvoor.
    Echter ik heb nog 1 vraag over “Berichten die verstuurd worden in een privé kanaal worden opgeslagen en in de gebruikers e-mailbox geplaatst. De mailbox krijgt dan een label met een tijdsindicatie. Hieruit blijkt dat het gaat om een privé kanaal.”

    Is de gebruikers e-mailbox een mailbox in Outlook (online) want ik kan hem niet vinden?

    1. Hi Yvon,

      Ik denk dat dit dezelfde vraag is als de vorige doordat wij op ignite waren kon ik hem niet eerder beantwoorden.
      Mocht het anders zijn hoor ik het graag.

      gr,

      Paul

  3. Jammer dat je ook lid moet zijn van het team, hoe zou je oplossen dat men (niet teamleden) alleen enkel toegang heeft tot een specifieke kanaal. of toch weer een team aanmaken

  4. Ik ben momenteel volop aan het testen met de privé kanalen. via teams zijn deze idd privé, maar op de SharePoint site, staat de optie wel standaard aan dat alle leden en owners documenten mogen delen. Dus ook met personen die niet lid zijn van dit Team.of mijn privé kanaal. Je kunt het manueel uitzetten, maar vrees dat dit niet gaat gebeuren als je vele teams en privé kanalen hebt binnen je organisatie…. Heeft Microsoft hier ook al over nagegedacht?

    1. Hi Kim,

      Je kan op de SharePoint site eventueel een groep toevoegen en daar rechten indelen.
      Als je dit in de bestaande eigenaren of deelnemers rechten groep doet, dan zullen deze rechten weer weg gehaald worden.

      Beantwoord dit je vraag?

  5. Réanna Stegeman

    Beste Paul,

    Bedankt voor dit artikel. Handig nu wij net aan het werken zijn gegaan met Teams. Ik heb wel 1 vraag: ik lees ” Ook kan je gebruik maken van Planner en andere 3th party apps, die handig zijn in dit kanaal.” Wij krijgen het niet voor elkaar Planner toe te voegen aan een privé kanaal. Hoe moet dit? Dank, Réanna

    1. Hi Réanna,

      Op dit moment blijkt het nog niet mogelijk. Dit komt omdat er geen Office 365 groep aanwezig is. Mocht dit veranderen, dan laat ik dit in deze blog weten en ook via onze mailings.

  6. Wanneer je in een prive-kanaal een Notitieblok aanmaakt, is deze te zien in Bestanden. Dat is niet zo bij de gewone kanalen. Risico is dat dit notitieblok per ongeluk verwijderd wordt onder bestanden. Kan de locatie van een notitieblok onder een prive-kanaal aangepast worden?

    1. Hi Ton,

      Dit is zeker mogelijk. Je kan de notitieblok in een andere bibliotheek opslaan. Dit doe je dan alleen vanuit de SharePoint site. Daar maak je eerst een nieuwe bibliotheek aan en vervolgens plaats je hier de OneNote in. Deze is dan wel in te zien door iedereen, maar lastig te verwijderen.

      Beantwoord dit je vraag?

  7. Ben op zoek naar de mogelijkheid om alle leden van een kanaal een uitnodiging te sturen van een sessie op een bepaald tijdstip… Kan ze wel individueel toevoegen maar met een kanaal van 200 leden is dat een hels karwei iemand een idee buiten een distributie lijst

  8. Een rpive kanaal leek mij handig zodat leerlingen elkaar niet gaan treiteren tussen klassen. Maar je kunt dus geen vergaderingen plannen in een prive kanaal. Is er een mogelijkheid om een prive kanaal weer openbaar te maken?
    Alvast bedankt!

    1. Hi Serena,

      Je kan een prive kanaal helaas niet meer openbaar maken. Dit kan wellicht in de toekomst wel. Waarom zou je de vergadering in een prive kanaal willen doen inplaats van een normale vergadering?
      Je kan wel via de knop nu vergaderen in het kanaal direct vergaderen in het prive kanaal. Niet optimaal maar het kan wel.

      1. Hallo Paul,
        Bedankt voor je reactie.
        Ik heb 6 brugklassen allemaal in het brugklas team maar zodat ze niet komen keten heb ik voor iedere groep een aparte prive groep gemaakt, vandaar.

      2. Wij hebben een team voor een afdeling. Binnen dit team hebben we kanalen gemaakt voor specifieke onderwerpen.
        Deze staan op privé, omdat de overige team leden niet bij de bestanden hoeven. Denk aan financiële bestanden.
        De personen binnen dit kanaal vergaderen ook en de rest van de teamleden hoeft daar niet mee belast te worden. Daarom. 🙂

        1. Hi René,

          Duidelijk dit is inderdaad nog niet mogelijk. Enige wat je dan kan doen is daar aparte vergaderingen voor aanmaken. Ik snap dat dit verre van optimaal is. Wellicht goed om hier een uservoice van te maken als die er nog niet is.

  9. Henk van Wijk

    Vraag van mij wij hebben een probleem we willen van een privé kanaal weer een openbaar kanaal maken, we dachten dat het handig was om op school alle vakken privé te maken maar daar zijn we van terug gekomen. We kunnen natuurlijk allemaal nieuwe kanalen aanmaken maar in de privé kanalen staan soms opnames en berichten in de chat die we willen bewaren.
    Dus de vraag is eigenlijk kan je een privé kanaal ook weer openbaar kanaal maken.

  10. Goedemiddag,

    Onlangs zijn wij op het werk gestart met Teams, en dat is ook op onze privé telefoons geïnstalleerd, en dat werkt goed.
    Echter privé kreeg ik een uitnodiging om deel te nemen aan een vergadering (had niets met het werk te maken), waarbij ook van Teams gebruik gemaakt werd.
    Nu kon ik daaraan niet deelnemen omdat Teams op mijn privé smartphone is geïnstalleerd en ingericht voor mijn werk.
    De link die gestuurd werd naar mijn privé e-mailadres opende wel de Teams app, maar verder gebeurt er niets. Je kunt dan niet deelnemen.
    Is er een mogelijkheid om werk en privé gescheiden te houden in de Teams app op de smartphone?
    Is het mogelijk om de app op de smartphone ook volledig privé te gebruiken? Of daar een privé ingang aan toe te kennen?

  11. Hallo,

    In ons Team ‘groep 3/4’ hebben wij twee privékanalen gemaakt: één voor groep 3 en één voor groep 4, zodat wij met de gesplitste groep kunnen videobellen. Klopt het dat ik privékanalen niet kan selecteren in de agenda om het videobelmoment bij iedereen in te plannen? Nu bel ik op het moment zelf in en hoop ik maar dat iedereen eraan gedacht heeft…

  12. Voor mijn klas met studenten wil ik gebruik maken van planner. Ik heb het als volgt bedacht. Ik maak een team aan met per student een kanaal. Dus elk kanaal krijgt een naam. Het mooist zou zijn als studenten niet in elkaars kanaal kunnen kijken en dus wil ik graag gebruik maken van de prive modus. Dan kom ik alleen op het volgende probleem: Ik kan geen planner toevoegen in een prive kanaal. Kan dit wel? Zo ja kan je mij vertellen hoe?

  13. Dianne Terpstra

    Ik heb een overleg gepland met 3 vereiste deelnemers. Ik heb geen optionele deelnemers toegevoegd, bij het versturen van de uitnodiging is dat vak leeg.
    Op de een of andere manier krijgen alle anderen (leden en teamgasten) toch ook een uitnodiging voor dit overleg. MS Teams voegt ze dan blijkbaar zelf toe als optionele deelnemer. Dat zie ik pas als deze de vergadering weigeren of accepteren. En als ik ze dan vervolgens schrap als optionele deelnemer, krijgen ze weer een uitnodiging, of in ieder geval een update.
    Hoe zorg ik dat de uitnodiging voor het overleg alleen bij de vereiste deelnemers terecht komt?

    1. Hi Dianne,

      Dit gebeurt neem ik aan bij een meeting die je organiseert in een kanaal?
      Dan wordt automatisch iedereen uitgenodigd. Hiervoor zul je dan toch een outlook invite moeten maken.

      gr.

      Paul

      1. Dianne Terpstra

        Dank voor je reactie. Ik kan alleen geen outlook invite maken, dit komt, neem ik aan, doordat wij de gratis MS Teamsversie gebruiken?

  14. Saskia de Bruin

    Hallo Paul,
    Binnen een prive kanaal wil ik graag ook de planner gebruiken (om zo een totaal overzicht te behouden op persoon niveau)
    Echter de Planner app lijkt niet beschikbaar voor een prive kanaal.
    Zijn er andere mogelijkheden om toch de planner te blijven gebruiken (aangezien dat de app is die we binnen het bedrijf en dus alle kanalen gebruiken)?
    Of staat er op de agenda van Microsoft Teams om deze app ook beschikbaar te maken voor prive kanalen?
    groet,
    Saskia

    1. Hi Saskia, Deze vraag heb ik al vaak gezien helaas is dit nog steeds niet mogelijk. Ik heb het net ook nog dubbel gecheckt of je een workaround zou kunnen gebruiken maar dat werkt helaas ook niet.

  15. Is het mogelijk (net als in het algemene kanaal) het tabblad “Opdrachten” in prive kanalen te hebben?

    Alvast dank!

  16. Martin de Goede

    Wij hebben een kanaal dat niet voor alle members van het bovenliggende team (Finance) relevant maar wel voor enkele anderen uit de organisatie (HR). Wij willen nu een nieuw team aanmaken met alleen de personen waarvoor die informatie relevant is. Bovendien zouden er binnen dat team nog meer vergelijkbare kanalen aangemaakt kunnen worden. Is het mogelijk een kanaal naar een ander team te verplaatsen of moet er dan een nieuw kanaal gemaakt worden waar alle info uit het oude kanaal naar toe verplaatst of gekopieerd wordt ?

    1. Hi Martin,

      Dank voor je reactie op dit moment is het alleen mogelijk om een soort van migratie slag te doen. Dus kopiëren naar een nieuw team/kanaal. Houdt er wel rekening mee dat je ook de conversaties kwijt bent op dat moment. En dus alleen de bestanden kan migreren. Tenzij je 3rd party tooling gebruikt.

      1. Martin de Goede

        Hi Paul,
        Bedankt voor je antwoord. Gelukkig zaten er nog geen conversaties in het kanaal maar alleen een Wiki en een aantal documenten. Het wordt dan dus kopieren en daarna het origineel verwijderen.

  17. Kan je in nieuw aangemaakte kanalen ook opdrachten zetten net zoals je kan in algemeen? Zi krijgen we geen lange lijst met opdrachten, wat op een geeven moment best onoverzichtelijk is.

  18. Hallo Paul,

    Op mijn werk hebben wij ook teams. Leuk programma en het werkt goed. Wat wij ons afvragen als collega’s onderling is, wanneer je een privé chat voert, hoe privé is dit. Kunnen ze op de achtergrond meekijken vanuit ICT bijvoorbeeld.
    Of is dit überhaupt niet mogelijk?. Soms voer je wel eens een privé gesprek maar als dit te controleren is hoe privé is het dan?.

    1. Mogelijk is het altijd via een audit maar zie ook onderstaande van security.nl waar specifiek ingegaan wordt op je vraag
      is de link:Tegelijkertijd hééft een werkgever soms het recht om inzage te krijgen in chats. Je hebt weliswaar privacy op het werk, maar die is niet onbeperkt. Als er een duidelijk bedrijfsbelang is om de chats te lezen, dan mag dat. Wel moet dit in een reglement zijn uitgewerkt en moet het in een concreet geval relevant en noodzakelijk zijn, maar het mag. (En in dat reglement zeggen dat de werkgever altijd alles mag zien, is niet rechtsgeldig.)

      Het doet er dus uiteindelijk niet toe of de gesprekken via Teams gevoerd worden, via de mail of op een andere manier. Waar het om gaat is hoe privé het gesprek is en hoe groot het bedrijfsbelang is dat je daar tegenover stelt (en dat dus in je reglement is uitgewerkt).

  19. Beste Paul,
    Duidelijke uitleg. Een vraag heb ik voor je. Zodra je een chat met iemand start kan je bovenin zien hoelaat die laatst gezien is… hoe kan ik dit bij mezelf uit zetten dan anderen mensen het niet van mij Zien?
    Mvg Anna

  20. Hallo,

    Ik heb een hoofdteam aangemaakt. Hier heb ik een aantal externe personen in toegevoegd.
    Nu heb ik binnen het hoofdteam een aantal privekanalen aangemaakt.
    Echter het lukt mij niet om alle externe personen aan een privekanaal toe te voegen terwijl ze wel in het hoofdkanaal lid/gast zijn.

    1. Het zou kunnen zijn dat dit met Policy is afgevangen.
      Even voor de zekerheid je hebt een team gemaakt en in dat team zijn de externe toegevoegd. Daarna heb je kanalen aangemaakt en de externe die al lid was van het team toegevoegd aan het prive kanaal?

      1. Hallo Paul,
        Ik heb inderdaad de bovenstaande stappen gedaan.
        Nu zijn er enkele externe die niet aan een prive kanaal toegevoegd kunnen worden.

        1. Hi Klaas Jan,

          Dat is apart ik weet de inrichting natuurlijk niet van jullie teams omgeving. Maar zoals het nu klinkt kan het een bug zijn en zou ik deze aanmelden bij Microsoft via service request.

          gr,

          Paul

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Dit wil je niet missen

Loop niet achter de feiten aan, maar blijf voorop lopen. Bespaar tijd en krijg als eerste informatie over de nieuwste ontwikkelingen binnen Office 365.

Zoeken

Recente berichten

Recente berichten
Scroll naar top

Stop met tijd verspillen

10 praktische tips voor meer tijd en effectiviteit in Microsoft Teams

Werk sneller en makkelijker samen met je collega’s. Haal er je voordeel uit.