Asynchroon en hybride samenwerken, hoe doe je dat? – Door Amarens van Meerlo

Deel op linkedin
Deel op facebook
Deel op twitter

Groeten vanuit de Caribbean ­čî┤­čŽę

“Uitzicht op zee, een briesje door je haren, teenslippers en korte broek aan,
28 graden..”
Werken vanaf de Caribbean.. Wie droomt hier nou niet van?

Ik wel! Altijd heb ik al gedroomd van een leven waarin ik doorgaans in Nederland woon & werk en in de wintermaanden naar de zon vertrek om daar door te werken. Ik werk als Change Management consultant en in principe zou dit wel moeten kunnen, toch?

Mijn droom werd werkelijkheid.

Na maanden thuis gewerkt te hebben, net zoals vele anderen in Nederland, besloot ik begin december 2020 voor vier weken naar Bonaire te gaan en het experiment uit te voeren.

“Hoe zal het zijn om thuis te werken vanaf een totaal andere locatie in een andere tijdzone┬áen waar moet ik op letten?”

Ik begon met twee weken werken en twee weken vakantie. Voor de twee weken werken had ik vooraf duidelijke afspraken gemaakt met mijn klanten, mijn werkzaamheden bepaald en contactmomenten ingepland. Daarnaast had ik een appartement uitgekozen waar de WiFi (volgens de website) sterk zou zijn en een bureau/tafel aanwezig was om aan te werken.

Al snel merkten zowel de klant als ik dat dit prima ging, zolang we elkaar maar de ruimte gaven, duidelijk communiceerden en vertrouwen hadden in elkaar.

Toen eind december de lockdown in Nederland werd aangekondigd besloot ik, in overleg met de klant, om mijn verblijf te verlengen tot eind januari en uiteindelijk ben ik zelfs tot begin april gebleven.

In diezelfde periode kwam ik ook tot de conclusie dat het bedrijf waar ik toen voor werkte niet geheel aansloot bij mijn visie en kernwaarden. Na goed overleg zijn onze wegen gescheiden en ben ik in gesprek geraakt met KbWorks. Een enthousiast jong bedrijf waarbij werkgeluk, plezier, vrijheid en avontuur op nummer ├ę├ęn staan. Hier ben ik, vanaf Bonaire, per 1 februari 2021 gestart en heb ik mij vanaf dag 1 tot aan de dag van vandaag enorm betrokken en welkom gevoeld!

Wat waren voor mij de voor en nadelen?

Voordelen

  • Ik had standaard 2 uur focus-tijd, omdat in Nederland mijn collega’s vaak rond 17:00 a 18:00 stopten met werken
  • Mijn productiviteit was zeer hoog, doordat ik weinig afleiding had van bijvoorbeeld een vraag van collega’s op kantoor, koffie halen en een praatje maken etc.
  • Nadat ik de laptop dicht klapte had ik een vakantie gevoel
  • Ik leefde volop mijn kernwaarden: vrijheid, plezier, groei en verbinding

Nadelen

  • Mijn ritme heb ik om moeten gooien, om genoeg contactmomenten te hebben. Dus de wekker ging ‘s ochtends aardig vroeg
  • Als ik na NL tijd 17:00 uur nog een vraag had, moest ik meestal wachten tot de volgende dag voordat ik antwoord had
  • Ik heb mijn nieuwe collegaÔÇÖs pas na drie maanden in het echt ontmoet
  • ‘s Middags kon het behoorlijk warm worden (ik had een tijdje geen airco)

Wat moet je doen om asynchroon en op afstand goed te kunnen samenwerken?

Als je dit ook wil, dan zijn er natuurlijk een aantal factoren waar je rekening mee moet houden en wat je goed moet regelen. Graag deel ik een aantal tips met jullie.

Verschillende tijdzones (of piekmomenten) 
Iedereen heeft op een ander moment de meeste energie om werk te verzetten. Voor de ├ę├ęn is dat ‘s ochtends vroeg, voor de ander juist ‘s middags of zelfs ‘s avonds. Je kunt dit een beetje vergelijken met werken in verschillende tijdzones:

  • Heb respect voor elkaars tijdzones en piekmomenten: spreek verwachtingen naar elkaar uit, vb wanneer reageer ik wel en wanneer niet, wat is de reactietijd die we maximaal hanteren, als het dringend is hoe kan je mij dan bereiken, etc
  • Heb vertrouwen in elkaar en geef ruimte! Stop met micromanagen of controleren. Daar wordt geen enkel mens blij van en gaat de effici├źntie en kwaliteit zeker niet van omhoog. Gun iedereen zijn of haar autonomie
  • Maak duidelijke afspraken over welke contactmomenten jullie samen hebben
  • Spreek duidelijke activiteiten en/of deliverables af
  • Plan daily check-in momenten in, waarin je elkaar kort bijpraat waar je die dag aan werkt
  • Wees zichtbaar en deel elke dag even een update. Bijvoorbeeld in Teams en in een daily stand-up. En niet te vergeten: Work Out Loud! Laat zien waar je mee bezig bent! Of je nou op de Caribbean werkt of vanuit je thuiskantoor. Zichtbaarheid is noodzakelijk bij hybride en asynchroon samenwerken
  • Zet altijd de video aan tijdens meetings en let op de non-verbale signalen, zoals lichaamshouding, gezichtsuitdrukking, stemgeluid etc. Toon je emoties en maak het bespreekbaar. Het wordt al gauw een kille en afstandelijke sfeer wanneer alles via een beeldscherm verloopt en alleen nog maar de zakelijke punten op de agenda staan.
  • Plan ook eens gezellige bijpraat momenten in, waarin je bijvoorbeeld samen de week afsluit met een borrel of samen een wandeling maakt en het even niet over werk hebt
  • Wees duidelijk in wat voor type meeting het is (bijpraten, brainstormen, besluitvorming, hulpvragen, gezellig bijkletsen, etc.), zorg dat het doel helder is en je een gevarieerd programma op een dag hebt.
  • Zorg voor goede internet verbinding!!! Niks is vervelender dan slecht geluid, geblokt camerabeeld en een verbinding die steeds wegvalt
  • Werk samen in een veilige beheersbare en gebruiksvriendelijke omgeving, zoals MS Teams (M365)
  • Het is handig als je redelijk uit de voeten kan met de applicaties waar je mee werkt. Er is niet altijd een collega beschikbaar die een functionele of technische vraag voor jou direct kan beantwoorden
  • Zorg dat je vanaf elk device kan samenwerken, want stel dat je laptop het begeeft terwijl je op de Caribbean zit, dan moet je wel verder kunnen werken op bijv. je telefoon, tablet of een andere laptop
  • Zorg voor een goede headset, camera en eventueel een tweede scherm
  • Vind een appartement met airco!┬á┬á­čśë

Is dit de toekomst?

Als je het mij vraagt, JA! ‘Work from Anywhere, Anytime, Any device’!
Is elke organisatie hier (nu al) geschikt voor? Nee.
Ik denk dat voor veel organisaties dit nog ver van hun bed show is, de geschikte cultuur hier niet voor hebben, de juiste tools en ICT inrichting etc. Toch denk ik dat alles mogelijk is. Waar een wil is, is een weg!

Is dit ook jouw droom en wil je dit werkelijkheid maken? Begin dan nu!

  1. Bedenk eerst hoe de situatie comfortabel voor jou is en tot in hoeverre je daarin wilt aanpassen
  2. Ga op onderzoek uit en maak het bespreekbaar bij je manager, HR en je collega’s/klanten
  3. Kom met een concreet voorstel waar je goed over nagedacht hebt en wees hier ook flexibel in om het een en ander aan te passen
  4. Make it work!

Ben jij een Management/Directie lid en wil je deze nieuwe manier van asynchroon samenwerken (anytime & anywhere) doorvoeren in jouw organisatie? Let dan hier op:

  1. Zorg dat je op ICT gebied de juiste tools aanbiedt (vb. Microsoft 365) om dit mogelijk te maken met daarbij een passend beleid en security. Denk ook aan de mogelijkheid om vanaf een BYOD te kunnen werken
  2. Zorg dat de medewerker zelfredzaam is en zijn/haar weg kan vinden in het gebruik van de verschillende applicaties die nodig zijn voor zijn/haar werk
  3. Zorg dat het HR beleid aansluit bij het werken vanaf elke locatie en moment en regel hier indien nodig het een en ander voor in

Ben je enthousiast geraakt en wil je meer weten of een ori├źnterend gesprek hoe wij bij KbWorks jullie verder kunnen helpen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier op┬áwww.kbworks.nl

Ayo Dushi!

Deel op linkedin
LinkedIn
Deel op facebook
Facebook
Deel op twitter
Twitter

Dit wil je niet missen!

Loop niet achter de feiten aan, maar blijf voorop lopen. Bespaar tijd en krijg als eerste informatie over de nieuwste ontwikkelingen binnen Microsoft 365.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Dit wil je niet missen!

Loop niet achter de feiten aan, maar blijf voorop lopen. Bespaar tijd en krijg als eerste informatie over de nieuwste ontwikkelingen binnen Microsoft 365.

Zoeken

Recente berichten

Recente berichten
Scroll naar top

Stop met tijd verspillen

10 praktische tips voor meer tijd en effectiviteit in Microsoft Teams

Werk sneller en makkelijker samen met je collega’s. Haal er je voordeel uit.