Verschuif e-mailen naar Microsoft Teams door je SIP adres toe te voegen in je handtekening

rand

Verschuif e-mailen naar Microsoft Teams door je SIP adres toe te voegen in je handtekening

Teams Me

Geschreven: 3/4/2020
Update: 13/4/2020

Dagelijks verdrinken we in de emails en kost het bakken met tijd om ze door te nemen.
Zonde als je het mij vraagt. Naast de vele emails zijn het vaak dezelfde mensen die meerdere mails per dag sturen.
Verschuif e-mailen naar Microsoft Teams door je SIP adres toe te voegen in je handtekening.

Verschuif e-mailen naar Microsoft Teams

Ken je deze “ik zag dat je mijn vorige mail nog niet beantwoord had, dus ik mail nog een keer” zo nog 3 keer een mail.
Wat als deze persoon nu een teams bericht stuurt? Alles in een chat i.p.v 3+ mails over hetzelfde onderwerp, verdeeld door al je andere emails.

Als mensen Microsoft Teams gebruiken, kun je hun motiveren door het makkelijk te maken om jou een teams bericht te sturen. In de handtekening van je emails kun je jouw teams adres vermelden, zodat ze direct een teams bericht kunnen sturen ipv antwoorden met een email.

Hoe maak je een link naar jouw Teams adres?

Wanneer je een email adres intypt wordt er een link gemaakt die er zo uit ziet mailto:naam@kbworks.nl Dit zie je niet, maar dit gebeurt “onderwater”, wanneer je het email adres intypt. Als je een Teams adres wil toevoegen aan je handtekening, dan ziet de link er onderwater zo uit sip:naam@kbworks.nl . Wanneer je op deze link klikt en je gebruikt Microsoft Teams, dan zal Teams openen om direct naar deze persoon een chat te sturen.

Maar je kan het nog mooier maken voor andere mensen, door je handtekening zo te gebruiken:

handtekening

Wanneer je op de Teams Me knop klikt, dan opent direct Microsoft Teams en kan diegene in dit voorbeeld mij via Teams direct een bericht sturen.
Om het makkelijker te maken heb ik 2 logo’s laten maken die je kunt toevoegen aan je handtekening in Outlook.
Gebruik ze dus vooral!

Teams Me 

 

Ik moedig iedereen aan om dit te gaan gebruiken in je handtekening en het op deze manier nog makkelijker te maken om interne, maar ook vooral externe mail terug te dringen. En de verschuiving te maken naar Microsoft Teams.

Update: 13/4/2020

Na aanleiding van bovenstaande zijn er zoveel vragen gekomen dat ik dit artikel hieronder verder uitbreid.
Daarnaast hebben we een video opgenomen, waarin we aan de hand van een demo deze stappen nogmaals laten zien.
De video geeft uitleg voor Windows, Microsoft Outlook web en Mac.

Hoe voeg ik een handtekening toe in Outlook?

Allereerst moeten we een handtekening toevoegen aan Outlook om ook het SIP adres toe te voegen.
In onderstaande ga ik in op de Windows variant.

Wanneer je in Outlook zit, dan ga je naar bestand, opties, e-mail en dan handtekening:

outlook handtekening

 

Vervolgens selecteer je “nieuw” als je nog geen handtekening hebt en kun je onderin je handtekening aanmaken:

outlook handtekening aanmaken

 

Vervolgens maak je je handtekening, zoals dit voorbeeld:

demo handtekening

 

Dit is een handtekening waarbij je normaal gesproken op de link klikt en vervolgens er een nieuwe mail opent.
Nu selecteren we deze link en klikken we op de edit link:

link selecteren

 

Het scherm is geopend met de edit link zoals hieronder getoond.
Wat opvalt is dat in het eerste veld e-mail adres staat en daar staat mailto:
Om dit te wijzigen moeten we bij stap 2 klikken op bestaand bestand of webpagina:

mail to functie

 

Vervolgens zien we als we het e-mailadres invullen nog steeds mailto.
Zelfs als we mailto weghalen en hier SIP neerzetten:

mail to aanpassen

 

De enige manier om dit goed te zetten is door eerst voor mailto te gaan staan en vervolgens daar SIP neer te zetten en dan de mailto via delete weghalen:

sip ipv mailto

 

Hierna kan je op OK klikken. Dit geldt overigens ook als je het plaatje “Teams Me” toevoegt.
Als je hiermee klaar bent dan kun je op OK klikken om je handtekening op te slaan.
Je kan aan de rechterkant kiezen wanneer je de handtekening standaard wil hebben in je e-mails.

Maar als ik nu op de link klik, dan opent Skype in plaats van Microsoft Teams?

Deze vraag kreeg ik ook een aantal keer, vandaar dat ik deze vraag beantwoord door middel van een voorbeeld.
In onderstaande video zie je wat er gebeurt:

skype opent

 

Vaak komt dat omdat bedrijven eerst Skype hebben gebruikt en over gestapt zijn naar Microsoft Teams. Alleen de associatie met Teams is nog niet gemaakt.
Hoe doe je dit in Windows?
Hiervoor ga je naar de start van Windows en zoek je voor standaard apps. Daarna klik je onderaan op standaard apps en protocollen en zoek je voor SIP:

skype asociatie

 

Klik vervolgens op Skype voor bedrijven en selecteer Microsoft Teams:

Skype naar Teams

 

Hierna is het klaar en werkt alles zoals je verwacht. Als je op de e-mail handtekening klikt dan opent Teams:

sip naar Microsoft Teams

 

Note: Gebruik je Outlook op de mobiel, dan kun je op dit moment geen plaatjes toevoegen aan je e-mail handtekening en werkt de SIP niet.

Succes en veel plezier ermee!

Bekijk hieronder de video die we ook hebben opgenomen, waarin we aan de hand van een demo deze stappen nogmaals laten zien.
De video geeft uitleg voor Windows, Microsoft Outlook web en Mac.

 

Wil je meer video’s zien over de inzet, gebruik en voordelen van Microsoft Teams en Office 365?
Op ons YouTube kanaal vindt je een heel bibliotheek aan “How to” video’s over het gebruik van Microsoft Teams.
In het Nederlands, met demo’s en een heldere uitleg.

Wil je direct contact met ons opnemen voor ondersteuning rondom de inzet of gebruik van Microsoft Teams?
Laat hier dan je bericht achter.

 

KbWorks YouTube kanaal

 

Dit wil je niet missen

Loop niet achter de feiten aan, maar blijf voorop lopen. Bespaar tijd en krijg als eerste informatie over de nieuwste ontwikkelingen binnen Office 365.
Something went wrong. Please check your entries and try again.

Paul Keijzers

Microsoft MVP. Influencer en spreker op het gebied van Microsoft Teams en SharePoint.

13 reacties op “Verschuif e-mailen naar Microsoft Teams door je SIP adres toe te voegen in je handtekening”

  1. Hi Paul. Mooie tip. Maar het werkt niet op een iPhone. (Ook al is teams als app wel geïnstalleerd). Dus los van het plaatje wat je op je mobiel niet in je handtekening kan zetten, werkt het klikken op sip:naam@kbworks.nl ook niet waar de link mailto:naam@kbworks.nl wél werkt (en de ingebouwde mail applicatie opstart)

    1. Hi Ronald,

      Inderdaad op de iphone werkt dit helaas niet. Heb dit zelf ook geprobeerd zonder resultaat. Wel is het dan handig om je sip adres te vermelden. Alleen is de vraag of iedereen die dit ziet ook weet dat dit om een teams adres gaat. 🙂

  2. het lukt mij niet om van sip:mailadres een hyperlink te maken. er wordt steeds mailto: voorgeplaatst. Dus mailto:sip:wim.hoekstra@quarant.nl. nog tips voor me?

    1. Hi Wim,

      Je moet ipv een link met mail gewoon tikken in het vakje waar je normaal een hyperlink zou maken. Als je daar als sip:naam@xyz.aaa intikt dan werkt het.

  3. Alex van Breemen

    Wij hebben helaas ook nog Skype for Business op onze PC’s en notebooks. Zodra iemand van mijn werk de teamsMe button in mijn mail aanklikt opent deze Skype i.p.v. Teams.

  4. Goed bezig Paul! Complimenten. Vraag, kan het kloppen dat wij bijvoorbeeld alleen maar in Teams kunnen chatten met gebruikers binnen de eigen organisatie? Het lukt me niet om iemand buiten ITNL een teams-chat te sturen nl. Ondanks dat ik die personen toevoeg als contact. Hoor je graag en hoop dat alles goed met je is! Gr. Marco

    1. Hi Marco,

      Dank voor je reactie. Dit kan natuurlijk aan veel dingen liggen. Ik denk dat het of in het admin center niet goed staat of dat de omgeving nog in Island modus staat.
      Hier voor is echt meer onderzoek nodig. Kun je mij een mail sturen (adres heb je volgens mij) en anders via https://kbworks.nl/contact

      gr,

      Paul

  5. Martin Achterweust

    Dag Paul,

    Mooie duidelijke uitleg via Youtube. Het is volgen van de stappen en al snel gerealiseerd. TOP dank je!!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top

Stop met tijd verspillen

10 praktische tips voor meer tijd en effectiviteit in Microsoft Teams


  • Werk sneller en makkelijker samen met je collega's. 
    Haal er je voordeel uit.
arrow-down
0 Shares
Share
Share
Tweet